با توجه به نقش و اهمیت هیات امناء در دانشگاه ها / دانشکده ها و موسسات وابسته به وزارت بهداشت و درمان و آموزش پزشکی ونیز وظایف، اختیارات و ظرفیت های تعریف شده در قانون تشکیل هیات امناء مصوب شورایعالی انقلاب فرهنگی و همچنین قانون برنامه توسعه پنجم ( ماده ۲۰) و از طرفی ایجاد تشکل های هیات امنایی در بیمارستان های تابعه، ضرورت ایجاد ساختاری با شرح وظایف و اهداف مشخص را در دانشگاهها/ دانشکده ها/ موسسات بوجود آورده است. این مهم با تصویب ساختار تشکیلاتی ( نمودار سازمانی )، شرح وظایف و پست های سازمانی توسط هیاتهای امناء و ایجاد دبیرخانه دائمی هیات امناء در این موسسات در سال ۹۰-۱۳۸۹ با هماهنگی مرکز تحول اداری وزارت متبوع نهادینه گردید. مسئول پیگیری و هماهنگی در انجام تکالیف و مصوبات بعنوان بازوی ناظر و محیطی هیات امناء در تصدی پست رئیس این دبیرخانه، تعیین و توسط هیات امناء در سطح  دانشگاه انتخاب و تایید گردید تا با نظارت بر حسن اجرای مصوبات و تکالیف  بعنوان مشاور رئیس دانشگاه / دانشکده / موسسه نیز حضور و فعالیت داشته باشد. تشکیلات دبیرخانه (رئیس و کارشناسان آن) با انسجام در اقدامات و ایجاد تعامل و ارتباط با دبیرخانه مرکزی هیات امناء مستقر در ستاد وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی نقش اساسی در توسعه، بهینه‌سازی، اجرایی شدن مصوبات و به سرانجام رسانیدن تکالیف جلسات و نیز ارزیابی اقدامات و تصمیم گیریها را با هماهنگی ریاست دانشگاه و ارتباط مستمر با اعضای هیات امنا  دارند.

 

تشکیلات و ساختار

رئیس دبیرخانه دائمی دانشگاه با معرفی فرد مورد نظر و واجد شرایط توسط رئیس موسسه به هیات امناء و پس از تأیید توسط ایشان با ابلاغ ریاست دانشگاه/ دانشکده بعنوان مشاور ریاست و رئیس دبیرخانه دائمی هیات امناء دانشگاه/ دانشکده  منصوب می‌شود.

پست های سازمانی در نظر گرفته شد برای این دبیرخانه علاوه بر مشاور و رئیس دبیرخانه دو پست کارشناسی بعناوین کارشناس دبیرخانه هیات امناء و کارشناسی امور اداری برابر شرح وظایف و شرایط احراز مصوب شده آن می باشد. با این وجود برای پشتیبانی سایر فعالیت های  لازم چون تایپیست یا اپراتور کامپیوتر، مسئول بایگانی و نیروهای خدماتی حسب نیاز و فضا و امکانات و تسهیلات و سایر توسعه های مورد نظر، رئیس دبیرخانه  با نظر ریاست دانشگاه به این مجموعه اضافه نموده و در دبیرخانه بکار گمارده می شوند .